L’Italia ha recepito la direttiva Whistleblowing sulla protezione delle persone che segnalano violazioni. Ecco tutte le novità

Il 30 marzo 2023 è entrato in vigore il nuovo Decreto Whistleblowing (n. 24/2023) che percepisce la Direttiva dell’Unione Europea sul Whistleblowing (2019/1937) in vigore dal 17 dicembre 2021. Il Whistleblowing, valido sia per le pubbliche amministrazioni sia per le aziende, è un importante strumento di lotta alla corruzione ed è disciplinato dalla legge per tutelare chi segnala condotte illecite negli ambienti di lavoro.

La finalità direttiva Whistleblowing è quella di aiutare l’azienda a fare emergere e a gestire eventuali irregolarità, cioè illeciti, inadempimenti o violazioni, rispetto agli obblighi legali aziendali.

Ma qual è la traduzione di Whistleblowing? Letteralmente il Whistleblowing indica il soffiare il fischietto, l’avvisare, il segnalare. Chi fischia è il Segnalante o Whistleblower, ossia il lavoratore dipendente o le terze parti, come fornitori o clienti, testimoni di un illecito o di un’irregolarità commessi all’interno di aziende o organizzazioni. La normativa prevede l’adozione di nuovi standard di protezione a favore proprio dei Segnalanti.

Ma vediamo nel dettaglio le scadenze e gli adempimenti per un corretto adeguamento alla direttiva Whistleblowing.

Calendario delle scadenze Whistleblowing da ricordare

• 15 luglio 2023: data entro cui adottare le disposizioni del decreto per le aziende e le organizzazioni con 250 o più dipendenti
• 17 dicembre 2023: termine entro cui adeguarsi alla normativa Whistleblowing per le aziende e le organizzazioni con oltre 50 e fino a 249 dipendenti.

Le aziende dovranno dotarsi di un sistema informatico di segnalazione (Software di Whistleblowing), avranno effetto nuove modalità di tutela dei dati sensibili raccolti (nuova tutela della privacy nel sistema di Whistleblowing) e nuove scadenze per la comunicazione con i segnalanti.

Modalità e sistemi di segnalazione del Decreto Whistleblowing

I requisiti legali, tecnici e organizzativi previsti dal Decreto legislativo Whistleblowing impongono alle imprese un adeguamento coordinato di ruoli, processi e strumenti a tutela propria e di terzi.

Per essere conformi alla normativa è essenziale adottare una piattaforma informatica di segnalazione che protegga la riservatezza dell’identità e i dati personali del segnalatore di illeciti. Ma il decreto ha un impatto immediato anche su altre tematiche come la protezione dei dati personali, la sicurezza informatica e, in generale, la governance e il monitoraggio dei processi interni di conformità.

Il sistema di segnalazione è realizzabile in quattro azioni fondamentali:

1. redazione di un documento di Procedura di gestione delle segnalazioni. Anche nel caso sia presente, come in ambito 231, la procedura dovrà essere profondamente modificata
2. adozione di un software di Whistleblowing (Portale SaaS) per la raccolta e la gestione delle segnalazioni: l’unica scelta davvero a norma privacy
3. redazione della DPIA: implementare un sistema di Whistleblowing richiede una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati acquisiti e gestiti (DPIA), un documento di analisi conformità GDPR relativa al trattamento dei dati personali eseguiti in relazione ai punti 1 e 2
4. erogazione di Sessioni informative ai soggetti interni e ad alcuni soggetti esterni (es. fornitori e clienti).

La metodologia Adacta sul nuovo Decreto legislativo Whistleblowing

Il team specialistico di professionisti Adacta eroga il supporto legale e tecnico per l’adeguamento normativo al decreto legislativo Whistleblowing. Adacta è inoltre distributore ufficiale di Integrity Line di EQS Group Italia, il software leader di mercato nella raccolta e nella gestione strutturata e GDPR compliant dell’intero ciclo di vita delle segnalazioni di violazioni.

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